Stand: 28. September 2026
Ein Brief der Pflegekasse liegt auf dem Tisch: Ein Beratungseinsatz ist fällig. Was müssen Sie jetzt tun? Prüfen Sie zuerst den im Schreiben genannten Zeitraum und vereinbaren Sie rechtzeitig einen Termin. Der Beratungseinsatz soll helfen, die Pflege zu Hause gut zu gestalten und Angehörige praktisch zu unterstützen.
Dieser Beitrag erklärt den Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI. Er ist von der umfassenden Pflegeberatung nach § 7a SGB XI zu unterscheiden.
Wer muss die Beratung nachweisen?
Wer mit Pflegegrad 2 bis 5 ausschließlich Pflegegeld bezieht, muss grundsätzlich einen Beratungseinsatz je Kalenderhalbjahr nachweisen. Das gilt seit dem 1. Januar 2026 auch für Pflegegrad 4 und 5. Dort kann die Beratung weiterhin freiwillig einmal je Quartal genutzt werden.
Wer ambulante Pflegesachleistungen oder die übliche Kombination aus diesen Leistungen und anteiligem Pflegegeld nutzt, ist nach dem GKV-Rundschreiben nicht zum Beratungsnachweis verpflichtet. Ein freiwilliger Beratungseinsatz ist möglich. Auch Menschen mit Pflegegrad 1 können freiwillig einmal je Kalenderhalbjahr Beratung in Anspruch nehmen.
Ein Sonderfall betrifft Menschen mit Pflegegrad 2 bis 5, die Pflegegeld beziehen und den Umwandlungsanspruch nach § 45a Abs. 4 SGB XI nutzen. Dabei werden nicht ausgeschöpfte Pflegesachleistungen für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag eingesetzt. Ohne zusätzliche ambulante Pflegesachleistungen besteht grundsätzlich weiterhin eine Beratungspflicht. Für besondere Leistungskonstellationen, etwa Leistungen nach § 43a SGB XI, gelten Ausnahmen. Lassen Sie sich von Ihrer Pflegekasse bestätigen, welche Nachweise erforderlich sind.
Kalenderhalbjahr heißt nicht einfach alle sechs Monate
Das erste Kalenderhalbjahr reicht vom 1. Januar bis zum 30. Juni, das zweite vom 1. Juli bis zum 31. Dezember. Zwei Termine im selben Halbjahr erfüllen die Pflicht für das andere Halbjahr nicht.
Welcher Zeitraum nach einer erstmaligen Bewilligung für Sie maßgeblich ist, ergibt sich aus der Mitteilung Ihrer Pflegekasse. Wenn Angaben fehlen oder widersprüchlich erscheinen, fragen Sie dort nach. Notieren Sie Termin und Nachweiszeitraum gemeinsam im Kalender.
Zu Hause, per Video oder am Telefon?
Der erste Beratungseinsatz findet in der häuslichen Umgebung statt. Auf Wunsch kann bis einschließlich 31. März 2027 jede zweite Beratung per Videokonferenz erfolgen. Ein gewöhnliches Telefongespräch ersetzt den vorgeschriebenen Einsatz nicht.
Fragen Sie bei der Terminvereinbarung, welche Beratungsform in Ihrem Fall zulässig ist und angeboten wird. Eine feste Gesprächsdauer gilt nicht für jede Pflegesituation gleichermaßen.
So bereiten Sie sich vor
Sie müssen die Wohnung nicht für eine Prüfung herrichten. Hilfreich ist ein ehrliches Bild des Alltags:
- Legen Sie das Schreiben der Pflegekasse und Angaben zum Pflegegrad bereit.
- Notieren Sie, wobei Hilfe nötig ist: etwa beim Waschen, Anziehen, Essen oder bei Medikamenten.
- Schreiben Sie auf, was gut klappt und was Sie als Angehörige belastet.
- Sammeln Sie Fragen zu Hilfsmitteln, Entlastung oder zusätzlichen Beratungsangeboten.
- Wenn die pflegebedürftige Person einverstanden ist, nehmen Sie als unterstützende Bezugsperson teil.
In der Beratung lassen sich konkrete Schwierigkeiten ansprechen. Beispielsweise: „Das Aufstehen aus dem Bett wird unsicher“ oder „Ich brauche verlässlich eine Pause“. Daraus können Empfehlungen entstehen, die zu Ihrer Situation passen.
Kosten und Nachweis
Die Kosten trägt bei gesetzlich Versicherten die Pflegekasse, bei privat Versicherten das zuständige Versicherungsunternehmen; bei Beihilfeberechtigung beteiligt sich der Beihilfeträger anteilig.
Der Anbieter bestätigt die Durchführung gegenüber dem zuständigen Kostenträger. Klären Sie beim Termin, wie der Nachweis übermittelt wird, und bewahren Sie eine Kopie oder Bestätigung auf. Eine Terminbuchung allein ist noch kein durchgeführter Beratungseinsatz.
Was tun, wenn ein Termin versäumt wurde?
Melden Sie sich zeitnah bei der Pflegekasse und vereinbaren Sie einen Beratungseinsatz. Bei fehlendem verpflichtendem Nachweis sieht das Gesetz eine angemessene Kürzung des Pflegegeldes und im Wiederholungsfall dessen Entziehung vor. Wie der konkrete Fall behandelt wird, klären Sie mit Ihrer Pflegekasse. Im Sonderfall des Umwandlungsanspruchs können andere Leistungsbestandteile betroffen sein.
Ein wahrgenommener Termin garantiert nicht, dass das Pflegegeld aus anderen Gründen unverändert bleibt.
Einen passenden Anbieter finden
Die Pflegekasse kann geeignete zugelassene Anbieter nennen. Über Kontakt können Sie anfragen, ob und wann ein passender Termin möglich ist.
Quellen und Stand
Grundlage: § 37 SGB XI und das GKV-Rundschreiben vom 2. April 2026, Abschnitte zu § 37 und zum Umwandlungsanspruch. Redaktionell geprüft am 28. September 2026.
Hinweis: Die Bilder sind KI-generierte Illustrationen. Sie zeigen keine tatsächlichen Beratungsteilnehmenden.
